Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 13 octobre 2026
1. Introduction
La présente politique de confidentialité a pour objet d'informer les utilisateurs du site https://romutechai.fr et de l'API RomutechAI sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, traitées et protégées.
RomutechAI est un service d'intelligence artificielle spécialisé dans la reconnaissance faciale et la reconnaissance optique de caractères (OCR). En raison de la nature de ces services, RomutechAI est amené à traiter des données biométriques, qui constituent des données sensibles au sens de l'article 9 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
En utilisant nos services, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente politique. Nous vous invitons à la lire attentivement.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est :
3. Données collectées
3.1 Données de compte, d'entreprise et de facturation
Lors de votre inscription puis de l'utilisation de votre compte, nous collectons :
- Votre adresse e-mail et votre mot de passe (stocké sous forme hachée)
- Vos prénom et nom (facultatifs)
- Les informations de votre entreprise si vous les renseignez : raison sociale, numéro d'identification, adresse, téléphone, e-mail, site web, secteur d'activité, effectif
- Les coordonnées de la personne à contacter (nom, fonction, téléphone, e-mail)
- Votre adresse de facturation ainsi que la date et le montant de votre dernier paiement
Aucune donnée de carte bancaire n'est stockée par RomutechAI. Les paiements seront traités par un prestataire de paiement certifié (Stripe) ; cette politique sera mise à jour lors de l'activation du paiement en ligne.
3.2 Données biométriques (reconnaissance faciale)
Le traitement des données décrites ci-dessous repose sur le consentement explicite de la personne concernée. Avant tout traitement de reconnaissance ou de ré-identification faciale, un e-mail d'autorisation est envoyé à la personne dont le visage a été détecté. Cet e-mail contient un aperçu du visage concerné ainsi que deux boutons « J'accepte » et « Je refuse ». Le traitement biométrique n'est effectué que si la personne accepte expressément. Ce consentement peut être retiré à tout moment (voir section 9).
Lorsque les fonctionnalités de reconnaissance faciale sont utilisées et que le consentement a été obtenu, nous collectons et traitons :
- Les images que vous envoyez pour analyse
- Les données extraites des visages détectés : estimation de l'âge, genre, émotion exprimée
- Les vecteurs biométriques (embeddings faciaux) calculés à partir des visages détectés, utilisés pour la reconnaissance et la ré-identification faciale
- Les informations et notes que vous saisissez concernant les personnes identifiées
- Les associations entre visages, personnes et images
Vérification d'identité 1:1. La fonctionnalité de vérification faciale (comparaison de deux visages) est traitée de manière éphémère : ni les images ni les empreintes calculées ne sont conservées après le calcul du résultat.
« Retrouver mes photos ». Cette fonctionnalité est déclenchée par la personne elle-même, pour son propre visage, à partir de l'adresse e-mail de son compte. Elle est soumise au même consentement explicite par e-mail que les autres traitements biométriques.
Analyse des émotions. L'estimation de l'émotion exprimée (par le visage sur une image, ou par la voix lors d'une analyse audio ou d'une analyse des locuteurs) est une inférence produite par une intelligence artificielle et fournie à titre indicatif. Conformément à l'article 5 du règlement européen sur l'intelligence artificielle (règlement (UE) 2024/1689), cette fonctionnalité ne doit jamais être utilisée pour analyser les émotions de salariés (lieu de travail, y compris le recrutement) ni d'élèves ou d'étudiants, sauf raison médicale ou de sécurité. Les utilisateurs et clients de l'API s'engagent à informer les personnes dont les émotions sont analysées (article 50 du même règlement) ; tout usage contraire entraîne la suspension du compte, conformément aux CGU.
3.3 Données OCR
Lorsque vous utilisez les fonctionnalités d'OCR, nous collectons :
- Les images que vous envoyez pour extraction de texte
- Les textes extraits des images
3.4 Données audio
Lorsque vous utilisez les fonctionnalités d'analyse audio, nous collectons :
- Les fichiers audio que vous envoyez
- Les transcriptions et les résultats d'analyse (dont l'analyse du sentiment du texte transcrit)
- Pour la transcription diarisée : la répartition du texte entre « Locuteur 1 », « Locuteur 2 »… et le temps de parole de chacun. Pour distinguer les voix, des caractéristiques vocales sont calculées en mémoire pendant l'analyse puis effacées aussitôt : elles ne sont jamais enregistrées et ne servent pas à identifier qui que ce soit
- Pour l'analyse des locuteurs : en plus, le sexe estimé de chaque locuteur (d'après la hauteur de sa voix) et l'émotion estimée de sa voix
- Pour la synthèse vocale : les textes que vous soumettez et les fichiers audio générés
Les analyses (faciale, OCR, audio) sont réalisées par des modèles exécutés sur nos propres serveurs : vos contenus ne sont jamais transmis à des services d'IA tiers.
3.5 Données techniques et d'utilisation
Lors de votre utilisation du site et de l'API, nous collectons automatiquement :
- Votre adresse IP et une géolocalisation approximative qui en est déduite (ville, région, pays, opérateur), obtenue auprès du service ipinfo.io
- Les dates et heures d'accès et les pages visitées
- Le type de navigateur et le système d'exploitation utilisés
- Les appels API effectués (endpoints, horodatage, codes de réponse)
4. Finalités et bases légales du traitement
| Finalité | Données concernées | Base légale |
|---|---|---|
| Création et gestion de votre compte utilisateur | E-mail, mot de passe | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Analyse faciale : détection de visages, estimation de l'âge, du genre et de l'émotion | Images, données biométriques extraites | Consentement explicite (art. 9.2.a RGPD) |
| Reconnaissance et ré-identification faciale | Vecteurs biométriques (embeddings), images, associations personnes/visages | Consentement explicite (art. 9.2.a RGPD) |
| Vérification d'identité 1:1 (sans conservation) | Deux images comparées, traitées en mémoire | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Gestion des demandes de consentement biométrique | E-mail de la personne, statut et dates de la demande | Obligation de démontrer le consentement (art. 7 RGPD) |
| Extraction de texte par OCR | Images, textes extraits | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Transcription et analyse audio, synthèse vocale | Fichiers audio, transcriptions, résultats d'analyse, textes soumis à la synthèse vocale et audio générés | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Facturation et gestion des paiements | Adresse de facturation, historique de paiement | Exécution du contrat (art. 6.1.b) et obligations légales (art. 6.1.c RGPD) |
| Suivi de la consommation de l'API et gestion des quotas | Journaux d'appels API | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Sécurité du service et prévention des abus | Adresse IP, journaux d'accès | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) |
| Amélioration du service et statistiques d'utilisation | Données d'utilisation anonymisées | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) |
5. Durées de conservation
| Type de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données de compte (e-mail, mot de passe) | Durée de vie du compte |
| Images envoyées (analyse faciale, OCR) et fichiers audio, avec leurs résultats d'analyse ; textes et audio de synthèse vocale | Durée de conservation choisie par le client : 365 jours par défaut, réglable de 7 à 3650 jours depuis la page entreprise. Purge automatique quotidienne (base et fichiers), et suppression manuelle possible à tout moment depuis l'interface |
| Vecteurs biométriques et identités associées (personnes ayant consenti) | Jusqu'au retrait du consentement ou à la suppression de la personne — la suppression est alors immédiate et complète (vecteurs, identité, consentements) |
| Demandes de consentement restées sans réponse | 7 jours : au-delà, la demande expire et les données biométriques associées sont automatiquement supprimées (quarantaine) |
| Vérification d'identité 1:1 | Aucune conservation (traitement en mémoire uniquement) |
| Journaux techniques du site (IP, géolocalisation approximative, pages visitées) | 12 mois (purge automatique) |
| Journaux d'appels API | Durée de vie du compte |
À l'expiration des durées de conservation, les données sont supprimées de manière définitive ou irréversiblement anonymisées.
6. Destinataires des données
Vos données personnelles sont traitées par la société [Dénomination sociale], responsable du traitement.
Les données peuvent être accessibles aux prestataires techniques suivants, agissant en qualité de sous-traitants :
| Sous-traitant | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| Render Services, Inc. | Hébergement du site, de l'API et des bases de données | Francfort, Allemagne (UE) |
| Cloudinary Ltd. | Stockage des fichiers envoyés par les utilisateurs (images d'analyse faciale et OCR, fichiers audio) ainsi que des images du blog | Union européenne |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Acheminement des e-mails émis par le service : formulaire de contact, demandes de consentement biométrique et e-mails de gestion de compte | Union européenne |
| ipinfo.io | Géolocalisation approximative des adresses IP des visiteurs du site (statistiques de visite) | États-Unis |
Les données personnelles des utilisateurs, et en particulier les données biométriques, ne sont jamais vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales, publicitaires ou de profilage.
7. Transferts de données hors de l'Union européenne
La base de données principale, l'API, le site et le stockage des fichiers (Cloudinary) sont hébergés sur des serveurs situés dans l'Union européenne.
Les e-mails émis par le service (formulaire de contact, demandes de consentement, gestion de compte) sont acheminés par Brevo (Sendinblue SAS), prestataire français, au sein de l'Union européenne.
Une donnée fait toutefois l'objet d'un transfert vers les États-Unis :
- les adresses IP des visiteurs du site, transmises à ipinfo.io pour la géolocalisation approximative des statistiques de visite.
Par ailleurs, nos hébergeurs Render Services, Inc. et Cloudinary Ltd. sont des sociétés de droit américain susceptibles d'être soumises au CLOUD Act, même si les données qu'ils hébergent sont physiquement situées dans l'Union européenne. Un accès aux données par les autorités américaines ne peut donc être totalement exclu.
Ces transferts sont encadrés par :
- Le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) pour les prestataires qui y sont certifiés, et les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
- Les mesures techniques complémentaires (chiffrement des données en transit et au repos).
8. Sécurité des données
RomutechAI met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération ou la divulgation, notamment :
- Chiffrement des communications par protocole HTTPS/TLS (redirection HTTPS forcée)
- Chiffrement applicatif des vecteurs biométriques (AES-256-GCM)
- Stockage des mots de passe sous forme hachée et salée
- Jetons d'authentification à durée courte (60 minutes) avec renouvellement sécurisé et invalidation des jetons compromis
- Absence totale de stockage de données bancaires
- Purges automatiques quotidiennes (durées de conservation, consentements expirés, journaux de visite)
- Accès restreint aux bases de données et aux serveurs
- Journalisation des accès aux données sensibles
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous nous engageons à vous en informer dans les meilleurs délais, conformément à l'article 34 du RGPD, ainsi qu'à notifier la CNIL dans les 72 heures suivant la découverte de l'incident (article 33 du RGPD).
9. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
| Droit | Description |
|---|---|
| Droit d'accès (art. 15) | Obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie |
| Droit de rectification (art. 16) | Faire corriger vos données inexactes ou incomplètes |
| Droit à l'effacement (art. 17) | Supprimer vos données à tout moment, directement depuis l'interface : boutons de suppression sur chaque résultat d'analyse (image, personne identifiée, analyse audio, synthèse vocale) — la suppression couvre la base de données et les fichiers stockés |
| Droit à la limitation (art. 18) | Demander la suspension du traitement de vos données dans certains cas |
| Droit à la portabilité (art. 20) | Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine |
| Droit d'opposition (art. 21) | Vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime |
| Retrait du consentement (art. 7.3) | Retirer à tout moment votre consentement pour le traitement des données biométriques, sans affecter la licéité du traitement antérieur |
Toute personne ayant consenti au traitement de ses données biométriques peut retirer ce consentement à tout moment via notre formulaire de contact. Le retrait du consentement entraîne la suppression de l'ensemble des vecteurs biométriques, des associations d'identité et des données de ré-identification liées à cette personne. Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Pour exercer l'un de ces droits, vous pouvez nous contacter :
Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de complexité ou de nombre élevé de demandes, auquel cas vous en serez informé.
10. Droits des personnes apparaissant sur les images
Les images envoyées par les utilisateurs de RomutechAI peuvent contenir des visages de tierces personnes.
10.1 Consentement des personnes identifiées
Avant tout traitement de reconnaissance ou de ré-identification faciale, RomutechAI envoie une demande d'autorisation par e-mail à la personne concernée. Cet e-mail contient :
- Un aperçu du visage détecté, permettant à la personne de vérifier son identité
- Une explication claire du traitement envisagé (stockage et utilisation des données biométriques à des fins de reconnaissance et de ré-identification)
- Deux boutons « J'accepte » et « Je refuse » constituant un choix libre et explicite
Le traitement biométrique n'est effectué que si la personne donne expressément son accord. En cas de refus, les données biométriques associées sont immédiatement supprimées. Sans réponse dans un délai de 7 jours, la demande expire et ces données sont automatiquement supprimées (quarantaine) : aucune donnée biométrique n'est utilisée tant que le consentement n'a pas été donné.
10.2 Responsabilité de l'utilisateur
L'utilisateur du service est responsable de fournir une adresse e-mail correcte et de s'assurer que la personne concernée est bien informée de la demande. L'utilisateur s'engage à :
- Ne pas utiliser le service à des fins de surveillance non autorisée, de harcèlement ou de toute autre activité portant atteinte aux droits et libertés d'autrui
- Respecter la législation en vigueur relative au droit à l'image et à la vie privée
10.3 Exercice des droits par les personnes identifiées
Toute personne dont les données biométriques ont été traitées via RomutechAI peut exercer ses droits (accès, rectification, effacement, retrait du consentement) via notre formulaire de contact.
11. Cookies
Le site RomutechAI peut utiliser des cookies et des traceurs pour assurer son bon fonctionnement. Pour en savoir plus sur les cookies utilisés et la gestion de vos préférences, veuillez consulter notre Politique de cookies.
12. Protection des mineurs
Le service RomutechAI n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de mineurs. Si nous apprenons que des données de mineurs ont été collectées, nous prendrons les mesures nécessaires pour les supprimer dans les plus brefs délais.
13. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du RGPD, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :
14. Modifications de la politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité peut être mise à jour à tout moment pour refléter les évolutions du service ou de la réglementation. Toute modification substantielle sera portée à la connaissance des utilisateurs par une notification sur le site ou par e-mail.
La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.
15. Démarche de conformité et bonne foi
RomutechAI s'attache à traiter les données personnelles dans le respect du RGPD et du Règlement (UE) 2024/1689 (AI Act), et met en œuvre une démarche de conformité documentée, comprenant notamment :
- le recueil du consentement des personnes concernées avant tout traitement biométrique (mécanisme d'autorisation par e-mail) ;
- l'encadrement des usages autorisés et l'interdiction explicite des usages prohibés par l'AI Act, prévus dans les Conditions Générales d'Utilisation ;
- la tenue d'un registre des activités de traitement (art. 30 RGPD) ;
- la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles de sécurité (chiffrement, accès restreint, journalisation) ;
- la minimisation des données et leur suppression dans les délais annoncés.
Ces mesures traduisent l'engagement de bonne foi de l'éditeur en faveur de la protection des données et du respect des droits des personnes concernées.
16. Transparence relative au système d'intelligence artificielle
RomutechAI repose sur des systèmes d'intelligence artificielle. Les résultats (détection de visages, estimation de l'âge, du genre et de l'émotion, reconnaissance et ré-identification faciale, extraction de texte) sont générés de manière automatisée et délivrés à titre indicatif, sans garantie d'exactitude (voir les Conditions Générales d'Utilisation, article 10).
Conformément à l'article 50 du Règlement (UE) 2024/1689 (AI Act), toute personne dont le visage est analysé est informée qu'elle est soumise à un système de reconnaissance des émotions et de catégorisation biométrique (estimation de l'âge, du genre et de l'émotion). Cette information lui est communiquée de manière claire, notamment au sein de la demande de consentement qui lui est adressée par e-mail avant tout traitement biométrique.
L'utilisation de ces fonctionnalités dans les contextes interdits par l'AI Act (notamment la reconnaissance des émotions sur le lieu de travail ou dans les établissements scolaires) est formellement exclue, conformément aux Conditions Générales d'Utilisation (article 6.2).